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走进很多企业的办公大楼时，看到的是”忙碌的浪费”：每个人都像陀螺一样转个不停，却总觉得事情做不完。老板们往往会说：”看来得加人了。”
但真的是人手不够吗？
让我分享一个最近的咨询案例。 
上个月，一位老朋友成为某制造企业的COO，上任第一周就给我打来求助电话：”老杨，我们管理团队每天都在开不完的会，处理不完的邮件，批不完的文件，但客户反馈还是慢，内部协同还是差。加班加点都解决不了问题，你得来帮我看看。”
我笑着说：”你们的日常工作场景是不是这样…”
场景一：每周一早上，各部门主管都要参加晨会，汇报上周工作。但往往周五下午就开始忙着准备PPT，周一早上还要临时更新数据。大家戏称这是”例行公’忙'”。
场景二：采购部的小李正在处理一张供应商发票，需要在四个系统中输入相同信息，还要打印出来走纸质签批。当我问她为什么要重复录入时，她说：”系统就是这样设计的啊。”
场景三：财务部老王桌上堆满了需要审批的文件，其中有70%都是一些固定供应商的常规付款。但按照现有流程，每一笔都要走完整的审批流程。
“没错了吧？”我问道。电话那头的老友苦笑：”简直是照妖镜啊！”
其实这些场景在我服务过的众多企业中都很常见。有意思的是，当我指出这些”浪费”时，很多管理者的第一反应是：”这不是很正常吗？”
是的，这就是问题所在。我们太习惯这些”司空见惯”的浪费，以至于将其视为理所当然。但数据显示，在典型的办公环境中，真正的价值创造活动可能只占工作时间的30%左右。
那么，从哪里开始挖？我给老友支招：”先从’三个一’开始。”
让每个部门画出自己的”价值流图”，就是工作流程图。重点标注：
有意思的是，当他们真正画出这张图，才发现那些”习以为常”的工作中隐藏了多少浪费。一位部门经理说：“原来我们只有20%的时间在创造价值！”
制作”痛点收集表”，让员工记录一周内遇到的所有效率障碍：
– 将日常晨会改为站会，时间从1小时缩短到15分钟
– 设置供应商分级审批机制，80%的常规付款实现一键审批
– 建立标准化文件命名规则，将文档搜索时间减少70%
三个月后，我的老友高兴地报告：管理团队的会议时间减少了50%，文件审批效率提升了60%，最重要的是，大家开始主动发现和解决效率问题。
有趣的是，在推动这些改变的过程中，我们没有引入什么昂贵的系统，也没有推翻重建流程，而是通过一个个小的改进，逐步消除那些”习以为常”的浪费。
1. 效率问题的根源往往不是资源不足，而是浪费太多
3. 最重要的是培养团队的”效率意识”，让发现和消除浪费成为习惯
如果您也想开始办公室的精益之旅，不妨先试试“三个一”。我敢说，您一定会惊讶于挖出了多少效率”金矿”。
最后分享一个小技巧：在您的办公桌上放一个小本子，记录下每天遇到的所有”等待””重复””搜寻”时刻。一周后再看，相信您会对办公室效率有全新的认识。
记住，精益不是一个项目，而是一种思维方式。当您的团队开始问”为什么要这样做？有更好的方法吗？”时，真正的变革就开始了。
【作者注：本文源自20年精益咨询实践，对企业管理者来说，希望这些方法既能即学即用，又能触发深层思考。】
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