编者注:

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文字根据2024年3月第六期国企平台公司(新机制下的企业融资动能培育与合规管理)专题培训班上的录音整理。

周文静,现代咨询集团研究中心总监、现代研究院高级研究员。

如何建设合规管理体系?主要体现在三个方面:层设计、关键事项和重点领域。

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合规管理体系建设要点一:顶层设计

1、多专业分工协同

合规管理实际上对于企业来说是综合的课题,那么它涉及到的专业其实是很多的。这里面简单梳理了一下,也就是具体的企业管理,比如说它要承担合规管理体系的搭建,包括岗位职能的调整,制度流程的优化,它是承担了法律条文的解读,包括法律的专业咨询,合规审查,包括纠纷案件的处理。风控监督是承担的是合规风险的识别评估预警,还有合规综合评价的功能。纪检是它是后期的监督问责的功能。那么人力资源它要承担的是合规管理人员的选用和培训。就我们前面有提到怎么样去建组织体系,你首席合规官要选用什么样的人,具体的合规管理部门怎么去设置,合规的文化怎么去建设,实际上都是人力资源部门的事情。那么信息化是整个怎么把我们的风控合规嵌入到信息管理系统里面。所以,它涉及到主要是六个方面的问题,怎么去分工协同。

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2、借外脑提升能力

前面有提到它涉及到的复杂性,所以说有些企业会聘请外部机构来提供专业的知识服务。比如说咨询机构,它可能会擅长这些体系的搭建。包括培训、信息系统,可以通过咨询机构去进行搭建。律所有常年的法律顾问,它会对我们的合规风险去提供专项的咨询服务。认证机构它是提供跟合规管理相关的认证和审核的服务。行业协会提供的是培训的服务。信息化的开发厂商则提供关于信息系统的建设和实施的解决方案。

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3、持续对标,将体系导向深化做实

我们合规体系它要发挥它整个的价值,就是要避免合规体系成为我们企业整个体系当中的孤岛,也就是说我们要全面的去进入到现有的企业管理里面,要融入进去,那融入进去的实际上我们要持续的去对标,就是要去发现问题,对标找差,怎么样把我们的体系走深走实。

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那么具体来讲就是有五个进入:

第一,合规管理要进岗位,我们前面最早的时候就提到,第一个要点就是要组织架构怎么样去建。那也就是说,我们合规管理委员会,我们的首席合规官,我们的合规管理部门到底怎么样去构建,相当于组成我们整个合规管理的一个专门的组织架构。

第二,要进制度,它整个要建一个合规管理制度体系,那这个制度体系里面的合规管理的基本制度、具体制度,还有一些嵌入到我们日常的规章制度里面的合规要求。

第三,进流程,也就是说把我们的合规审查,它是作为我们的决策的赋能作用。比如说我在设计我的整合审批流程的时候,我是要把我们的合规审查是要嵌入到其中的,我要发挥我的这样的决策的赋能作用。我们要关注到哪些是不是合规的,那这样才能更好地去赋能领导的决策。这里面提到了比如说我们要细化合规审查的标准流程,还有重点。就是我重点要关注哪些点,有哪些行为,它可能会涉及到合规风险,这些风险点我其实是要有效地去识别的。这样我才能更好地去关注到这些流程里面到底是会不会触发我的合规的一些条件。

第四,合规管理进文化,我们前面也有讲到,也就是企业文化里面要把合规管理这样的一些具体的,要通过各种路径去纳入到我们的文化当中。

第五,进系统实际上前面有提到合规管理推进我们的信息化,我们怎么把合规相关的去嵌入到我们的流程当中,怎么样去跟我们其它的系统去互联互通。比如说我们的财务、我们的投资、我们的采购。前面我们也提到关于数据资产入表的问题,什么样的数据是合法的?什么样的数据资源是合法的,我怎么样去识别?关于数据资产入表,它是有一系列的规定。关于数据资产,到底是入存货,还是入无形资产,什么样的科目,它都是有规定的,这块怎么样去做互联。

合规管理体系建设要点二:关键事项

1、抓好“五个关键”,确保“五个到位”

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第一个就是关键人物,也就是说它要参与企业的重大经营决策,提供合规审查意见。

第二个就是要领导我们的合规部门去完成主要的合规管理工作。

第三个就是要指导业务部门和子企业去推进它的合规管理工作,关键环节我们前面有提到就是合规审查,这是一个很关键的环节,要确保我们的管控是到位的。那么第三个关键领域就是三张清单,我们前面提到风险识别清单,也就是合规风险数据库,我要识别出来到底有哪些风险,我要列一下清单。那么岗位合规职责清单也就落实我们合规管理的具体的岗位和人员到底是哪些人,我要有效地去落实,去防控我的这些风险,那么合规流程管控期也就是我的合规风险的应对。我到底针对这些合规风险我如何去应对,我有什么样的处理方法。

第四个关键举措就是风险排查,也就是说我要去排查我有哪些合规风险,我要确保我的整改到位。

第五个就是关键任务实际上就是强化我们子公司。子企业的合规,也就是要确保我们的落实到位,所以后面它对应我们五个到位,也就是管理职责到位、流程管控到位、风险防范到位、问题整改到位和要求落实到位。

2、建立健全合规管理制度体系

整个的制度体系包含我们的专项合规手册,我们的归口管理职责,我们的规章制度,我们的日常管理,我们的评价分别有对应的。比如我们这合规管理手册,现在有些企业可能做了一些周围管理制度,进一步的是不是可以出台指引或者专项的合规手册,或者我把合规的纳入到我的风控和我的内控做一体化的手册。第二个是职责,我们要强化它的管理部门的职责,对我们整个合规管理制度体系要做到全生命周期的管理。第三个是规章制度,也是我们的适应范围,重要程度还有管理幅度它的分类。第四个我们的日常管理要及时去修订,负面评价我们要纳入到年度评价当中,要定期对它的执行情况进行评价。

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合规管理体系建设要点三:重点领域

第三个要点就是我们的重点领域,也就是说我们要针对合规管理办法里面已经给我们指引了。也就是说我们到底针对哪些重点领域,除了这些重点领域之外,其实还有其他的合规风险较高的业务,我们要制定专门的合规管理的具体制度,或者专项指南。你看正面又提到了关于初级保护的问题,招标采购的问题,税务管理、劳动用工、安全生产这一系列的这些重点领域,我们要去制定专项的制度,包括涉外业务。我们国企平台目前有可能有涉外业务,那比如说我们前面举例子的那个中兴通讯,它要制定专门的合规的管理制度。

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